学校事務・校務や教材作成での生成AI活用法：メリットとデメリットを比較

生成AI（Generative AI）は、教育現場における校務・教材業務の省力化や高度化に寄与する可能性があるツールです。

しかし一方で、その導入や運用には注意すべき点も存在します。

本ページでは、学校事務・校務、そして教材作成という2つの実務的な領域における生成AIの活用法について、具体的なメリットとデメリットを整理し、比較しながら紹介します。

学校事務・校務での生成AI活用法

学校運営を支える事務業務や教職員の校務は、年間を通じて多岐にわたります。

これらの中には、定型業務や情報整理など、AIの得意とするタスクが多く含まれています。

通知文・会議資料などの定型文書作成に役立つ

学校では、保護者への連絡文や校内掲示物、会議の案内・報告書など、多くの定型文書が日常的に作成されています。

こうした文書の多くは、文体や構成にある程度の「型」がありながらも、行事名や日付、対象者、背景事情に応じて細かく内容を調整しなければなりません。

生成AIを活用すると、そのような文書の「たたき台（初稿）」を短時間で自動生成できるため、教職員の事務作業の負担を大きく軽減することができます。

例えば、「◯月◯日開催の授業参観について、保護者向けに案内文を作成したい」といった要望をAIに伝えると、宛名の形式から本文、結びの挨拶まで含めた草案が自動で提示されます。

教員はこの案をもとに、学校の実情に合わせた微調整を行うだけで済み、ゼロから文面を考える時間が削減されます。

文体の丁寧さや敬語表現の調整にも対応できるため、「ややフォーマルに」や「児童向けにやさしい言葉で」といった表現のリクエストも可能です。

会議録・打合せ記録の要約を支援してくれる

会議や打合せは日々の学校運営に欠かせない活動ですが、内容の記録や共有は教職員にとって負担の大きい業務のひとつです。

特に長時間にわたる会議の議事録や報告書を作成する際、メモを見返しながら要点をまとめる作業は時間と集中力を要します。

このような場面で、生成AIは録音データや議事メモをもとに、発言の要約や論点の整理を自動的に行い、「議題ごとの概要」「決定事項」「次回への持ち越し事項」などを分類したわかりやすいアウトラインを提示してくれます。

例えば、教職員会議や学年会の録音テキストをAIに渡すと、10ページ近い発言記録が1〜2ページの要約文に整理され、報告や共有がスムーズになります。

結果として、管理職や主任教員の負担が軽減されるだけでなく、記録の質が均一化され、情報伝達のミスや見落としも防ぐことができます。

Excel作業を支援してくれる

校務においては、児童生徒の出欠状況、評価データ、健康観察記録、備品管理など、さまざまなデータを表計算ソフト（Excelやスプレッドシート）で扱う場面があります。

こうしたデータの整理や加工には一定のITリテラシーが求められますが、生成AIを活用することで、専門的な知識がなくてもスムーズに操作できるようになります。

例えば、「特定の列にある数値を合計して集計欄を作りたい」あるいは「日付ごとに並び替えて記録を整理したい」といった作業について、AIに自然言語で指示を出すだけで、対応する関数や操作手順が提示されます。

「欠席者一覧を自動で抽出する表を作成したい」「条件に応じて背景色を変えたい」といったカスタマイズにも対応でき、操作そのものを支援してくれるチャット型の“Excelアシスタント”として活用できます。

データをもとにグラフを自動生成させたり、保護者配布用の報告書テンプレートにデータを転記したりする作業も支援可能であり、校務の効率化・標準化に大きく貢献します。

教材作成における生成AI活用法

授業で使用する教材は、内容・対象学年・学習状況に応じて柔軟に設計する必要があります。

生成AIはその作業を補助し、教員の負担を軽減する役割を果たします。

プリント・ワークシートの作成に役立つ

生成AIは、教員が作成する日々のプリントやワークシートの草案づくりにおいて、極めて強力なツールです。

例えば、国語であれば漢字や語句の確認問題、理科や社会であれば用語穴埋めや選択式の一問一答、英語なら文法練習や並べ替え問題など、多様な形式の教材を短時間で自動生成できます。

特に便利なのは、学年や単元、難易度、出題形式などを条件として指定できる点です。

「中学2年・連立方程式・応用問題レベル」「小5・都道府県の名前と位置を確認するクイズ形式」など、細かく要望を伝えることで、教師の意図に近いプリントを瞬時に提案してくれます。

その後、教員が内容を精査・編集すれば、ゼロから作るよりも格段に早く教材を準備できます。

多様な表現による解説文を生成してくれる

授業中や家庭学習において、生徒が学習内容を十分に理解できるかどうかは、解説文のわかりやすさに大きく左右されます。

生成AIは、生徒の理解度や学習スタイルに応じて、解説文の語彙・構文・例え話などを柔軟に調整しながら、同じ内容でも異なる表現パターンを提示してくれます。

例えば、算数の「割合」の考え方について、「数字の変化の比率」という学術的な説明から、「みかんを10個持っていて、3個を友達にあげたら、何割あげたことになるか」というような日常例への言い換えまで、生徒の興味関心に合った形に再構成することが可能です。

外国にルーツを持つ児童生徒や、日本語に不慣れな学習者に対しては、よりやさしい日本語に書き換えたり、イラストやフローチャートと組み合わせて説明文を作成したりすることも支援できます。

AIは「一つの説明だけでは伝わらない」場面で、補助的な視点を提供し、生徒の理解の助けとなる多角的な解説をして教師を支援してくれます。

ICT教材やデジタル配信コンテンツを準備してくれる

近年、多くの学校でICTを活用した授業や動画教材の導入が進んでいます。

こうした環境下で、生成AIはスライド資料や動画教材用スクリプト、ナレーション原稿などの「デジタル教材の素案」を効率よく作成する用途に広がりつつあります。

例えば、PowerPointやGoogleスライド用の教材を作成する場合、授業テーマと対象学年を伝えるだけで、AIが見出し構成・トピック・図解例・確認問題まで含めた“スライド案”を提示してくれます。

YouTubeや校内ポータルで使用する解説動画を作る際にも、原稿となるナレーションや字幕の文案を自動で作成することができ、ICTに不慣れな教員でも制作のハードルを下げることができます。

生成AIを活用すれば、デジタル教材の準備時間を大幅に短縮しつつ、コンテンツの質や多様性を保つことが可能になります。

個別学習・反転授業・遠隔対応など、多様な授業形態に柔軟に対応できる土台を整えるうえでも、有効な手段となっています。

時間の短縮・作業の標準化・教材の多様化等の効果を発揮

生成AIは、学校事務や教材作成といった教職員の負担が大きい分野において、非常に有効な支援ツールとなり得ます。

特に、「時間の短縮」「作業の標準化」「教材の多様化」といった点での効果は大きく、すでに活用が始まっている学校もあります。

一方で、AIの活用にあたっては、目的に応じた使い方の整理と、最終的な人の確認による質の担保が不可欠です。

ツールとしての特性を正しく理解し、適切な範囲で活用すれば、AIは教育現場における大きな味方となるはずです。

今後は、教職員自身がAIの特性を理解し、適切に使いこなす力を育むことも求められます。

学校事務・校務、教材作成でのメリット・デメリット

ここでは、学校事務・校務、教材作成という実務的な場面での生成AIの活用のメリットとデメリットを中心に、活用事例、チェックリストも交えて解説します。

学校事務・校務のメリット・デメリット

学校事務や校務の場面では、生成AIを導入することでさまざまなメリットが得られる一方で、注意すべきデメリットも存在します。

そのため、AIの特性を十分に理解し、適切に活用することが求められます。

まず、メリットについてです。

最も大きな利点は「時間の短縮と業務効率化」です。

日々の業務の中で教員や事務職員が行っている書類作成や通知文、会議資料の作成といった作業は、内容自体は定型的でありながら意外と手間と時間がかかるものです。

生成AIを活用すれば、これらの文書のたたき台を短時間で作成できるようになり、校内の共有文書や保護者への案内文などがスムーズに準備できるようになります。

次に挙げられるのが「人的ミスの防止」です。

人手で繰り返し行う入力や文書作成では、どうしてもケアレスミスや誤字・脱字が発生しやすくなります。

生成AIは一定のルールに基づいて文章を生成するため、こうしたミスを最小限に抑えることができます。

「対応の標準化」も大きなメリットです。

学校では複数の教職員が文書作成に関わるため、文体や表現方法にばらつきが生まれやすい傾向があります。

生成AIを活用することで、一定のフォーマットや書き方に沿った文書を作成することが容易になり、全体として統一感のある対応が可能になります。

保護者や地域住民からの学校に対する印象も安定し、学校全体の信頼性向上にもつながります。

一方、デメリットについても十分に理解しておく必要があります。

まず、「個別対応の柔軟性が下がる可能性」があります。

生成AIが出力する文案は、あくまで一般的なパターンに基づいたものであり、個々の保護者や生徒の状況に応じた繊細な配慮や言葉選びが求められる場合には、そのままでは十分とは言えません。

例えば、特別な配慮が必要な家庭向けの通知文や、感情に寄り添うべきケースなどでは、AIが作成した文案を教職員自身がしっかりと確認し、適切に調整することが不可欠です。

「セキュリティとプライバシーの管理」も重要な課題です。

成績や健康情報、家庭環境など、生徒に関する個人情報を含むデータをAIツールに入力する場合、その情報が適切に保護されるかを常に意識する必要があります。

クラウドサービスを利用する場合には、データの保存場所や運用ポリシー、アクセス制限などを明確に定め、AIの利用範囲を管理する体制を整えておくことが求められます。

特に、教育現場では個人情報保護法や教育情報セキュリティポリシーガイドラインなどの法令遵守が前提となるため、軽率な利用は避けるべきです。

生成AIは学校事務や校務の場面において、業務効率化やミス防止、標準化といった多くのメリットをもたらす一方で、ケースバイケースの柔軟な対応や情報セキュリティの観点から、十分な注意と管理のもとで活用することが不可欠です。

学校事務・校務のメリット・デメリットまとめ表

学校事務・校務における代表的なものを、上記のほかにいくつか取り上げ、表にまとめました。

教材作成のメリット・デメリット

教材作成においても、生成AIを活用することで得られるメリットは非常に大きくなってきています。

ただし同時に、AIならではの注意点やデメリットも存在するため、使い方には一定の工夫と配慮が必要です。

まず、メリットについてです。

第一に挙げられるのは「教材開発のスピード向上」です。

従来、教員が教材を一から作成する場合、単元の内容を整理し、どのような問いを立て、どのような資料を準備するかを考えるだけでも、多くの時間と労力を要していました。

生成AIを活用することで、例えば「5年生向けの社会科のプリントを作りたい」「思考力を問う応用問題を作成したい」といった指示を入力するだけで、AIが即座に内容案や設問例を提案してくれます。

0から考える負担が軽減され、構成のベースを短時間で整えることができるため、教材作成のスピードが大きく向上します。

次に、「個別最適化された教材提供」が可能になる点も重要です。

生成AIは、同じテーマでも難易度や語彙、視点を変えて出力することができるため、生徒一人ひとりの習熟度や興味関心に応じて教材を調整する際に役立ちます。

例えば、理解が進んでいない生徒向けには基礎的でわかりやすい説明を盛り込んだ問題を、より深く学びたい生徒向けには発展的な考察を促す設問を、それぞれAIに作成させるといった活用が考えられます。

クラス内の多様な学習ニーズにきめ細かく対応した授業が可能になります。

「表現や視点の多様化」という観点でもAIは大きな力を発揮します。

教員は、どうしても自身の経験や知識の範囲内で教材を組み立てる傾向がありますが、AIに相談することで、通常なら思いつかないような例示や問いかけ、アプローチを提案してくれることがあります。

教材の内容が広がり、生徒にとっても新鮮で多角的な学びの機会が生まれます。

例えば、国語の授業でAIが示すユニークな文章例や、探究学習での異なる切り口の提案は、授業をより活発で魅力的なものに変える可能性を秘めています。

一方、デメリットについても慎重に考える必要があります。

まず「内容の正確性チェックが不可欠」という点です。

生成AIは大量の情報をもとに回答を作成しますが、必ずしもすべての内容が正確であるとは限りません。

特に学習教材の場合、事実誤認や不適切な表現が含まれていると、生徒の誤学習につながるおそれがあります。

AIが作成した教材案をそのまま使用するのではなく、教員が必ず事前に内容を確認し、必要に応じて修正を加えることが前提となります。

「著作権・情報引用の管理が不明確な場合がある」というリスクも見逃せません。

生成AIは学習データに基づいて文書を生成するため、場合によっては既存の書籍やWEBサイトの内容と酷似した文章が出力される可能性があります。

これをそのまま教材として使用した場合、著作権の侵害や不適切な引用とみなされるリスクが生じます。

特に公開資料や配布物を作成する際は、出典を明記する、またはAIの生成文をベースに再構成するなど、著作権と情報管理に十分配慮した運用が求められます。

生成AIの教材作成への活用は、スピードと柔軟性、多様性という大きなメリットを持つ一方で、正確性の確認や著作権管理など、人の目による最終チェックが不可欠です。

教材作成のメリット・デメリットまとめ表

教材作成における代表的なものを、上記のほかにいくつか取り上げ、表にまとめました。

導入・活用のためのチェックリスト

導入・日常活用において、下記の観点を事前に確認することが安全かつ効果的な活用のカギとなります。

導入時のチェックリスト（基本方針）

• 目的と活用範囲を明確にしているか
• 扱う情報の機密性を分類しているか
• 使用するAIツールが教育機関向けであるか
• セキュリティやログ管理機能があるか

日常運用時のチェックリスト（実務向け）

• 生成された内容を教職員が必ず確認しているか
• 生徒個人情報を入力しないようルール化しているか
• 利用ログや出力内容が記録・共有されているか
• 活用効果や改善点を定期的に振り返っているか

校種別生成AI導入の傾向と活用の工夫

ここからは、校種別に生成AIの導入傾向と活用の工夫について、実際の使用例も参考にしながら解説していきます。

小学校での活用事例と留意点

小学校における生成AIの活用では、まず第一に、児童の発達段階や語彙力、理解度に応じて教材や説明文の表現を調整する用途が挙げられます。

例えば、同じ理科の内容であっても、3年生向けと6年生向けでは言葉選びや説明の深さが異なります。

生成AIを用いることで、教師が「よりやさしい言葉で説明して」といった指示を出すだけで、学年に応じた言い換えや文の再構成が自動的に提案されるため、児童一人ひとりに合った資料づくりが可能になります。

毎月や学期ごとに発行される学年だよりや、保護者向けのお知らせ文書の作成にも、生成AIは有効に活用されています。

これらの文書は、伝えるべき内容を正確に、かつ温かみのある言葉で表現する必要があり、意外と時間と神経を使う作業です。

AIを活用することで、文章の構成や表現の候補を短時間で生成でき、教員はそれをベースに微調整することで、効率よく仕上げることができます。

教職員が行う校内研修に向けた資料作成や、日々の校務に必要な事務文書の下書きにも、生成AIは力を発揮します。

例えば、研修の冒頭で使う挨拶文や議題の要旨、振り返りのまとめ文など、型がある程度決まっている部分については、AIが迅速に草案を作成してくれます。

教員自身はその内容を確認・修正しながら、より本質的な部分（例えば指導法の工夫や実践報告）に時間をかけられるようになります。

小学校では生成AIを「作業の効率化」と「児童に合わせた教育のきめ細やかさ」の両面で活用することが可能であり、特に準備業務にかかる時間と手間を軽減し、学校教育を支援するツールとして注目されています。

参考記事：教育機関に向け教育用生成AIサービス「AI+brain」提供開始

ハイパーブレイン社は、教育機関向けに生成AIサービス「AI+brain」の提供を開始しました。

このサービスは、学年や性別、利用目的を選択し、質問を入力するだけで、発達段階に応じた理解しやすい言葉遣いで回答を提供します。

また、不適切なキーワードの自動フィルタリングや、ファクトチェック、ハルシネーション、著作権などの生成AIに関する知識を習得できる機能も備えており、子どもたちのリテラシー向上に繋がるとされています。

参考：ICT教育ニュース

参考記事：AIが児童生徒に合った学習方法を提案し、個別最適な学習や教員指導を支援

このような生成AIサービスは、小学校の教材開発や授業支援において、児童の語彙力や理解度に合わせた教材作成や説明文の変換、学年便りやお知らせ文の原案作成、教職員の研修資料作成や事務文書の下書き生成など、さまざまな場面での活用が期待されています。

他にも、教育ネット社の「おたすけ学校AI」や、コニカミノルタ社の「先生×AIアシスト」など、教育現場での生成AIの活用事例が増えてきています。

これらのサービスは、教職員の業務負担軽減や、児童生徒の個別最適な学習支援を目的としており、今後の教育現場でのさらなる活用が期待されます。

参考：ICT教育ニュース、ICT教育ニュース

中学校での活用事例と留意点

中学校における生成AIの活用では、まず、生徒の学年や習熟度に応じて、学習プリントや確認問題の内容を柔軟に調整する場面で効果を発揮します。

中学生は個々の理解度の差が大きく、特に英語や数学などの科目では、学年内でも「基本問題でつまずく生徒」と「応用問題に挑戦したい生徒」が混在しています。

生成AIを使えば、同じ単元内容であっても、生徒のレベルに合わせて難易度や語彙、説明の深さを自動的に調整したプリントを短時間で用意することが可能になります。

教師はその出力を確認・編集することで、より的確な個別対応が実現できます。

さらに、国語や社会、理科といった科目で行われる意見文やレポートの指導においても、生成AIは有用な支援ツールとなります。

生徒にとって文章構成や論理展開は難しい課題であり、最初の一歩で悩んでしまうことが少なくありません。

そこで、教師がAIを用いて「序論・本論・結論の構成例」や「意見の述べ方」「根拠の示し方」などのデモ文を提示することで、生徒が文章作成の型を理解しやすくなります。

もちろん、生徒がAIに頼りすぎることなく、自分の考えをもとに文章を書く姿勢を育むためには、あくまで“参考例”として活用することが大前提となります。

学校行事に関連するお知らせや報告文といった校務文書の作成にも、生成AIは有効です。

例えば、文化祭や体育祭のお知らせ文、PTA向けの事後報告など、定型的ながらも表現に気を配る必要のある文書について、AIが文案のたたき台を提供してくれます。

そこから教職員が内容を調整し、学校らしい温かみや具体的なエピソードを加えることで、読み手に伝わりやすく、かつ時間をかけずに質の高い文章を完成させることができます。

中学校における生成AIの活用は、学習支援と校務支援の両面において、特に“個別性”と“時間効率”という観点から大きな価値をもっています。

教師の役割を補完しながら、生徒一人ひとりの学びやすさを支えるツールとして、今後さらに活用の幅が広がると考えられます。

高等学校での活用事例と留意点

高等学校において生成AIを活用する場面は、中学段階よりもさらに学習の高度化と校務の専門性が進むため、より多様かつ実践的な活用が期待されます。

特に総合的な探究の時間や論文形式の課題など、生徒自身が主体的に情報を集め、考えを構成し、文章としてまとめるような学習活動において、生成AIは重要なサポートツールになります。

例えば、生徒が探究テーマに基づいて論文やレポートを作成する際に、AIに構成案の骨子を作成させることで、課題の全体像を早い段階で把握できるようになります。

「序論で何を提示し、本論でどのような根拠を述べ、結論でどうまとめるか」といった論理的な組み立てをAIが示してくれることで、生徒は自分の考えを乗せるための“枠組み”を得やすくなります。

複数の情報源から収集したデータを整理・分類する作業についても、生成AIを活用することで、視覚的・論理的に整理されたアウトラインや要約を得ることができ、時間と労力の節約につながります。

進路指導の場面でも、生成AIは一つの強力な補助役になります。

例えば、大学や専門学校への志望理由書や面接用の想定問答の草案をAIに作成させることで、生徒が自己理解を深めたり、自分の考えを言語化する練習を進める手助けとなります。

もちろん、完成した文書をそのまま使うのではなく、自分の言葉で書き直し、教員との対話を通じてブラッシュアップしていくことが重要です。

AIが示す「文章例」や「よくある構成パターン」は、思考を整理するための出発点として有効です。

教員が担う校務作業においても、生成AIは一定の効果を発揮しています。

特に、通知文や日報、報告書といった書式が定型化されやすい文書については、AIを活用することで文体や構成のばらつきを抑え、文書の標準化を進めることができます。

そうすることで、文書の見やすさや読みやすさが向上し、学校全体としての情報発信の質を高めることにもつながります。

一度作成したテンプレートをAIに覚えさせたり、自動で入力補完を行うことで、繰り返し業務にかかる手間も軽減され、教員がより本質的な教育活動に注力できる環境づくりにも寄与します。

高等学校での生成AIの活用は、「思考の補助」と「業務の効率化」の両側面から、教育の質と働き方改革の両立を支えるツールとしての可能性を広げつつあります。

生徒と教職員の両者が適切なリテラシーを持って使いこなすことで、生成AIは高校教育における新たな学びと運営の質向上に貢献することができるのです。

まとめ

生成AIは、学校における事務業務や教材作成の効率化に大きく寄与する可能性をもっています。

実務レベルでもすでに活用が進んでおり、一定の成果が見られています。

一方で、情報の正確性・プライバシー・指導上の意図との整合性といった観点での注意が必要です。

今後、生成AIを「教師や学校事務職員の補助ツール」として正しく位置づけ、人の判断と責任のもとで活用する文化を整えることが重要です。

導入時には段階的に検証を行い、使いながら学ぶ形で校内に浸透させていくことが成功の鍵となるでしょう。

生成AIの活用については、以下の記事もご参照ください。

【教育現場】授業や宿題・学習での生成AI活用法：メリットとデメリットを比較